Ο εντοπισμός και η ανάληψη δημόσιων συμβάσεων αποτελεί έναν εξαιρετικό τρόπο προκειμένου να επεκτείνετε την επιχείρησή σας και να εξασφαλίσετε έσοδα κι αναγνώριση. Από τον Jason Cooney.
Οι δημόσιες συμβάσεις, μικρές και μεγάλες, απαιτούν κατά κύριο λόγο ολοκληρωμένες διαδικασίες προμηθειών που σας οδηγούν στην ανάγκη απάντησης σε αιτήματα προτάσεων, στην εκδήλωση ενδιαφέροντος, στην πραγματοποίηση προσφορών και παρόμοιες διαδικασίες. Αυτό οδηγεί στο ερώτημα: ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχονται σε μια κερδοφόρα πρόταση και ποιες στρατηγικές μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να κερδίσεις κάποια διεθνή σύμβαση;
Ακολουθούν ορισμένες στρατηγικές.
Υπομονή και προσπάθεια
Η υπομονή είναι σημαντική. Θα πρέπει να μην αφήνετε αναξιοποίητη καμία ευκαιρία από τους διαγωνισμούς που δημοσιεύονται και θα πρέπει ν’ ακολουθείτε μια πολύ προσεχτική προσέγγιση για να έχετε πραγματικές ευκαιρίες επιτυχίες. Σκεφτείτε τις υπάρχουσες σχέσεις σας, εάν μπορείτε να εκπληρώσετε όλα τα απαραίτητα κριτήρια, εάν διαθέτετε την απαιτούμενη εμπειρία και τη δυνατότητα να κάνετε όσα προβλέπει η σύμβαση με επιτυχία. Είναι επίσης χρήσιμο να πραγματοποιείτε προσφορές για συμβάσεις σε τοπικό επίπεδο, εφόσον αυτό είναι βέβαια εφικτό. Αυτό σας προσφέρει πλεονέκτημα, ιδίως εάν πρόκειται για την πρώτη σας προσφορά. Γι’ αυτό δείξτε υπομονή και περιμένετε την κατάλληλη ευκαιρία.
Χρειάζεται επίσης προσπάθεια. Μόλις εντοπίσετε κάποια ευκαιρία για την πραγματοποίηση προσφοράς που σας ενδιαφέρει, τότε προσπαθήστε στο μέγιστο. Στέλνετε την προσφορά για να κερδίσετε τον διαγωνισμό, όχι για να την στείλετε απλά. Αφιερώστε προσπάθεια και όλα τα διαθέσιμα εσωτερικά μέσα ώστε να στείλετε κάποια ελκυστική πρόταση. Η αναφορά σε προηγούμενους πελάτες είναι απαραίτητες για τους αξιολογητές εφόσον απαιτούνται και εξασφαλίζουν ένα προβάδισμα όσον αφορά την πρόταση, διαμορφώνοντας μια θετική κουλτούρα στο επίπεδο των προσφορών για τον οργανισμό σας κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας της προσφοράς σας.
Αποδείξεις
Οι αποδείξεις αποτελούν ουσιαστικό σημείο της διαδικασίας προετοιμασίας κάποιας προσφοράς. Πέρα από το γεγονός πως πρέπει να προσφέρετε κατανοητές και ακριβείς απαντήσεις σε κάθε ερώτηση, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνετε αποδείξεις για να υποστηρίξετε την προσφοράς σας. Ποιες είναι αυτές οι αποδείξεις; Οποιαδήποτε πληροφορία για προηγούμενες μελέτες και έργα, έως στατιστικά, μαρτυρίες από πελάτες, φωτογραφίες που δείχνουν τι ακριβώς κάνετε, παραδείγματα εγγράφων κλπ. Όπου είναι εφικτό, θα πρέπει να παρέχετε αποδείξεις για να προσφέρετε στην πρόταση ή στην προσφορά σας μεγαλύτερη αξιοπιστία και αποδείξεις πως είστε σε θέση να παρέχετε ότι απαιτείται.
Συμμόρφωση, συμμόρφωση, συμμόρφωση
Μια κερδοφόρα προσφορά θα πρέπει να συμβαδίζει με τις απαιτήσεις. Τις περισσότερες φορές είναι εύκολη η διαδικασία και περιλαμβάνει την παροχή απαραίτητων εγγράφων ασφάλειας, καθώς και κάποιες βασικές πληροφορίες. Παρόλα αυτά, θα πρέπει να συμμορφώνεστε με την προτεινόμενη σύμβαση. Όμως δείτε γιατί αυτό μπορεί να μην είναι τόσο εύκολο. Η ελληνική κυβέρνηση ορίζει συνήθως κάποιες δικλείδες ασφαλείας και καλά κάνει, σε οποιαδήποτε σύμβαση. Για να έχετε τις μέγιστες πιθανότητες επιτυχίας, προτείνεται γενικά ν’ αποδεχτείτε το προσχέδιο της σύμβασης ως έχει και να μην προτείνετε παραλλαγές. Αυτό απαιτεί από πλευράς σας να «ζυγίσετε» τους πιθανούς κινδύνους και συνολικά τις ευκαιρίες και να δώσετε προσοχή σε όλα αυτά, ιδίως όσον αφορά την ασφάλεια και τις όποιες ευθύνες προκύπτουν ενδεχομένως.
Κερδίζοντας κάποια προσφορά σε διεθνές επίπεδο
Η Ελλάδα αποτελεί μια σχετικά μικρή αγορά. Πολλές επιχειρήσεις επιδιώκουν να επεκταθούν σε διεθνές επίπεδο. Οι προτάσεις και οι προσφορές είναι γενικά απαραίτητες στις διεθνείς συμβάσεις. Αυτό αποτελεί από μόνο του μια ιδιαίτερη περίπτωση, όμως ως γενικούς κανόνες, όταν πραγματοποιείτε κάποια διεθνή προσφορά σας προτείνουμε:
- Συνεργαστείτε με κάποια επιχείρησης στη συγκεκριμένη περιοχή για να κάνετε την προσφορά σας, ιδίως όταν αυτό γίνεται στην Ευρώπη ή στην Ασία. Σε κάποιες άλλες χώρες όπως για παράδειγμα την Αυστραλία ή στη Σιγκαπούρη μπορείτε να μην ζητήσετε κάποια συνεργασία, όμως σε άλλες περιοχές σαν την ΕΕ αυτό είναι μάλλον απαραίτητο. Μπορείτε να συστήσετε κάποια εταιρία στην εν λόγω χώρα ή να συνεργαστείτε με κάποια ντόπια επιχείρηση ώστε να υποβάλλετε κάποια προσφορά από κοινού. Μπορούμε να πούμε πως αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε περιοχές όπου έχετε εξειδίκευση κι εμπειρία.
- Εστιάστε στα τοπικά πλεονεκτήματα – θα πρέπει να εστιάσετε στα τοπικά πλεονεκτήματα που θα έχετε εάν κερδίσετε κάποια σύμβαση. Ας πούμε για παράδειγμα πως είστε μια αεροπορική εταιρία στην Ελλάδα, η οποία εξειδικεύετε στον τομέα της άμυνας. Υποβάλλετε την προφορά σας για υπηρεσίες προς την πολεμική αεροπορία των ΗΠΑ. Εάν κερδίσετε τη σύμβαση, πως αυτό θα σας οδηγήσει στην ανάπτυξη και στη δημιουργία θέσεων εργασίας στις ΗΠΑ και τα μετέπειτα οικονομικά οφέλη θα έχουν θετική επίδραση στην οικονομία των ΗΠΑ; Εάν καταφέρετε να πείσετε τον πελάτη πως κάτι τέτοιο πρόκειται να συμβεί, μέσω τεχνογνωσίας και εκπαίδευσης κι εφόσον σκοπεύετε να προσλάβετε ντόπιο εργατικό δυναμικό εάν κερδίσετε και να ταξιδέψετε ενδεχομένως στις ΗΠΑ για την παράδοση της σύμβασης, αυτά θα έχουν ως αποτέλεσμα να κερδίσετε μια ισχυρή θέση.