Οι επιτυχημένοι υπεύθυνοι προσφορών είναι αυτοί που επιδεικνύουν ταχύτητα, προσοχή και την ικανότητα να ενθαρρύνουν τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην προετοιμασία της προσφοράς, προκειμένου να διασφαλίσουν μια επιτυχημένη υποβολή. Η ικανότητα διαχείρισης του χρόνου και η αξιοπιστία στην τήρηση των δεσμευτικών προθεσμιών αποτελούν ουσιαστικούς παράγοντες επιτυχίας. Επιπλέον, η ικανότητα ηγεσίας είναι κρίσιμη, καθώς οι υπεύθυνοι διαχείρισης προσφορών (Bid Managers) πρέπει να είναι ικανοί να συνεργάζονται αποτελεσματικά σε ομαδικό περιβάλλον. Το σημαντικό είναι ότι, παρά την εμπιστοσύνη στις δικές τους πεποιθήσεις, οι πιο επιτυχημένοι υπεύθυνοι προσφορών ακούν προσεκτικά τις απόψεις των άλλων, ενώ στο τέλος εκφράζουν τις δικές τους απόψεις με σαφήνεια και επαρκή τεκμηρίωση.
Στην περιγραφή της θέσης του υπεύθυνου προσφορών, πρέπει να τονίσουμε ότι αυτός ο ρόλος είναι συχνά παραγνωρισμένος, αλλά αποτελεί κρίσιμη συνιστώσα για την επιτυχία κάθε εταιρείας. Η υποβολή προσφορών αποτελεί μια περίπλοκη και σημαντική διαδικασία, συχνά χωρίς δεύτερη ευκαιρία, καθώς είναι κρίσιμη για την απόκτηση νέων συμβάσεων και τη διατήρηση υφιστάμενων. Συνεπώς, οι υπεύθυνοι διαχείρισης προσφορών αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα της εταιρικής επιτυχίας και συμβάλλουν στη διαρκή ανάπτυξη της εταιρείας, καθώς και στη διατήρηση των θέσεων εργασίας.
Οι προσφορές συνήθως αφορούν πολύπλοκα έγγραφα, συχνά αποτελούμενα από εκατοντάδες σελίδες, τα οποία περιγράφουν πώς ο υποψήφιος ανάδοχος προτίθεται να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της σύμβασης. Οι προσφορές αναφέρονται σε ένα ευρύ φάσμα θεμάτων και υπόκεινται σε αξιολόγηση τόσο ως προς την ποιότητά τους όσο και ως προς την ανταγωνιστικότητα των προσφερόμενων τιμών.
Ποιος είναι ο ρόλος ενός Manager προσφορών;
Οι αρμοδιότητες και ο ρόλος του υπεύθυνου διαχείρισης προσφορών (Bid Manager) μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον οργανισμό, αλλά σε γενικό πλαίσιο, ο υπεύθυνος φέρει την ευθύνη για την ολοκληρωμένη και έγκαιρη υποβολή μιας πρότασης στον πελάτη, τηρώντας τις προκαθορισμένες προθεσμίες και τον διαθέσιμο προϋπολογισμό.
Ο υπεύθυνος διαχείρισης προσφορών καλύπτει κάθε βήμα από την αρχή έως το τέλος. Είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη της δημιουργίας των απαιτούμενων εγγράφων και παρουσιάσεων προς τους πιθανούς πελάτες. Επιπλέον, καταρτίζει το σχέδιο συμμετοχής στον διαγωνισμό και συγκροτεί την ομάδα υποβολής προσφορών, η οποία αποτελείται από μέλη διαφόρων τμημάτων της εταιρείας, όπως τα τμήματα πωλήσεων, οικονομικών, νομικών κ.ά.
Επίσης, δουλειά των υπεύθυνων διαχείρισης προσφορών είναι να διασφαλίζουν ότι οι απαντήσεις στις ερωτήσεις του πελάτη είναι σαφείς, ολοκληρωμένες και επαρκώς τεκμηριωμένες. Είναι επίσης απαραίτητο να κατανοούν τις ανάγκες του πελάτη, προκειμένου να παρουσιάζουν την καλύτερη δυνατή πρόταση εκ μέρους της εταιρείας τους.