Οι υπεύθυνος προσφορών που καταφέρνουν με επιτυχία είναι αυτοί που επιδεικνύουν ταχύτητα, προσοχή και την ικανότητα να ενθαρρύνουν τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην προετοιμασία της προσφοράς προκειμένου να διασφαλίσουν μια επιτυχημένη υποβολή. Η ικανότητα διαχείρισης του χρόνου και η αξιοπιστία στην τήρηση των δεσμευτικών προθεσμιών αποτελούν ουσιαστικούς παράγοντες επιτυχίας. Επιπλέον, η ικανότητα ηγεσίας είναι κρίσιμη, καθώς οι Manager προσφορών πρέπει να είναι ικανοί να συνεργάζονται αποτελεσματικά σε ομαδικό περιβάλλον. Το σημαντικό είναι ότι, παρά την εμπιστοσύνη στις δικές τους πεποιθήσεις, οι πιο επιτυχημένοι Manager προσφορών ακούν προσεκτικά τις απόψεις των άλλων, ενώ στο τέλος εκφράζουν τις δικές τους απόψεις με σαφήνεια και επαρκή τεκμηρίωση.
Στην περιγραφή της θέσης του υπεύθυνου προσφορών, πρέπει να τονίσουμε ότι αυτός ο ρόλος είναι συχνά παραγνωρισμένος, αλλά αποτελεί κρίσιμη συνιστώσα για την επιτυχία κάθε εταιρείας. Οι προσφορές αποτελούν μια περίπλοκη και σημαντική διαδικασία, χωρίς δεύτερη ευκαιρία, καθώς είναι κρίσιμες για την απόκτηση νέων συμβάσεων και τη διατήρηση υφιστάμενων. Συνεπώς, οι Manager προσφορών είναι αναπόσπαστο τμήμα της εταιρικής επιτυχίας και διασφαλίζουν τη διαρκή ύπαρξη της εταιρείας καθώς και των θέσεων εργασίας.
Οι προσφορές συνήθως αφορούν πολύπλοκα έγγραφα, συχνά αποτελούμενα από εκατοντάδες σελίδες, τα οποία περιγράφουν πώς ο υποψήφιος ανάδοχος προτίθεται να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της σύμβασης. Οι προσφορές αναφέρονται σε ένα ευρύ φάσμα θεμάτων και υπόκεινται σε αξιολόγηση τόσο ως προς την ποιότητά τους όσο και την ανταγωνιστικότητα των προσφερόμενων τιμών.
Ποιος είναι ο ρόλος ενός Manager προσφορών;
Οι αρμοδιότητες και ο ρόλος του Manager μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον οργανισμό, αλλά σε γενικό πλαίσιο, ο Manager φέρει την ευθύνη για την ολοκληρωμένη υποβολή μιας πρότασης στον πελάτη, τηρώντας τους προκαθορισμένους χρόνους και τον διαθέσιμο προϋπολογισμό.
Ο Manager καλύπτει κάθε βήμα από την αρχή έως το τέλος. Είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη της δημιουργίας των απαιτούμενων εγγράφων και παρουσιάσεων προς τους πιθανούς πελάτες. Επιπλέον, σχεδιάζει το σχέδιο συμμετοχής στον διαγωνισμό και δημιουργεί την ομάδα υποβολής προσφορών, η οποία αποτελείται από μέλη διαφόρων τμημάτων της εταιρείας, όπως τμήματα πωλήσεων, οικονομικών, νομικών κ.α.
Επίσης δουλειά των Manager είναι να διασφαλίζουν ότι οι απαντήσεις στις ερωτήσεις του πελάτη είναι εμπλουτισμένες με σαφήνεια. Επίσης είναι απαραίτητο να έχουν κατανόηση τις ανάγκες του πελάτη, προκειμένου να προσφέρουν την καλύτερη δυνατή πρόταση από την εταιρεία τους.