Ο εντοπισμός και η ανάληψη δημόσιων συμβάσεων αποτελούν έναν εξαιρετικό τρόπο προκειμένου να επεκτείνετε την επιχείρησή σας και να εξασφαλίσετε έσοδα και αναγνώριση.
Οι δημόσιες συμβάσεις, μικρές και μεγάλες, απαιτούν κατά κύριο λόγο ολοκληρωμένες διαδικασίες προμηθειών που σας οδηγούν στην ανάγκη απάντησης σε αιτήματα υποβολής προτάσεων, στην εκδήλωση ενδιαφέροντος, στην υποβολή προσφορών και σε παρόμοιες διαδικασίες. Αυτό οδηγεί στο ερώτημα: ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχονται σε μια επιτυχημένη πρόταση και ποιες στρατηγικές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κερδίσετε κάποια διεθνή σύμβαση;
Ακολουθούν ορισμένες στρατηγικές.
Υπομονή και προσπάθεια
Η υπομονή είναι σημαντική. Θα πρέπει να μην αφήνετε αναξιοποίητες τις κατάλληλες ευκαιρίες από τους διαγωνισμούς που δημοσιεύονται και να ακολουθείτε μια πολύ προσεκτική προσέγγιση για να έχετε πραγματικές πιθανότητες επιτυχίας. Σκεφτείτε τις υπάρχουσες σχέσεις σας, εάν μπορείτε να εκπληρώσετε όλα τα απαραίτητα κριτήρια, εάν διαθέτετε την απαιτούμενη εμπειρία και τη δυνατότητα να κάνετε όσα προβλέπει η σύμβαση με επιτυχία. Είναι επίσης χρήσιμο να υποβάλλετε προσφορές για συμβάσεις σε τοπικό επίπεδο, εφόσον αυτό είναι βέβαια εφικτό. Αυτό μπορεί να σας προσφέρει πλεονέκτημα, ιδίως εάν πρόκειται για την πρώτη σας προσφορά. Γι’ αυτό δείξτε υπομονή και περιμένετε την κατάλληλη ευκαιρία.
Χρειάζεται επίσης προσπάθεια. Μόλις εντοπίσετε κάποια ευκαιρία για την υποβολή προσφοράς που σας ενδιαφέρει, τότε προσπαθήστε στο μέγιστο. Στέλνετε την προσφορά για να κερδίσετε τον διαγωνισμό, όχι απλά για να τη στείλετε. Αφιερώστε χρόνο, προσπάθεια και όλα τα διαθέσιμα εσωτερικά μέσα ώστε να στείλετε κάποια ελκυστική πρόταση. Οι αναφορές σε προηγούμενους πελάτες είναι σημαντικές για τους αξιολογητές, εφόσον απαιτούνται, και μπορούν να εξασφαλίσουν ένα προβάδισμα όσον αφορά την πρόταση. Παράλληλα, είναι σημαντικό να διαμορφώνετε μια θετική κουλτούρα στο επίπεδο των προσφορών για τον οργανισμό σας κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας της προσφοράς σας.
Αποδείξεις
Οι αποδείξεις αποτελούν ουσιαστικό σημείο της διαδικασίας προετοιμασίας κάποιας προσφοράς. Πέρα από το γεγονός πως πρέπει να προσφέρετε κατανοητές και ακριβείς απαντήσεις σε κάθε ερώτηση, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνετε αποδεικτικά στοιχεία για να υποστηρίξετε την προσφορά σας. Ποια είναι αυτά τα αποδεικτικά στοιχεία; Οποιαδήποτε πληροφορία για προηγούμενες μελέτες και έργα, στατιστικά στοιχεία, μαρτυρίες από πελάτες, φωτογραφίες που δείχνουν τι ακριβώς κάνετε, παραδείγματα εγγράφων κ.λπ. Όπου είναι εφικτό, θα πρέπει να παρέχετε αποδείξεις για να προσφέρετε στην πρόταση ή στην προσφορά σας μεγαλύτερη αξιοπιστία και να αποδείξετε πως είστε σε θέση να παρέχετε ό,τι απαιτείται.
Συμμόρφωση, συμμόρφωση, συμμόρφωση
Μια επιτυχημένη προσφορά θα πρέπει να συμβαδίζει με τις απαιτήσεις. Τις περισσότερες φορές η διαδικασία είναι σχετικά εύκολη και περιλαμβάνει την παροχή απαραίτητων εγγράφων ασφάλειας, καθώς και κάποιων βασικών πληροφοριών. Παρ’ όλα αυτά, θα πρέπει να συμμορφώνεστε με τους όρους της προτεινόμενης σύμβασης. Όμως δείτε γιατί αυτό μπορεί να μην είναι τόσο εύκολο. Η ελληνική κυβέρνηση ορίζει συνήθως κάποιες δικλείδες ασφαλείας, και καλά κάνει, σε οποιαδήποτε σύμβαση. Για να έχετε τις μέγιστες πιθανότητες επιτυχίας, προτείνεται γενικά να αποδεχτείτε το προσχέδιο της σύμβασης ως έχει και να μην προτείνετε παραλλαγές, εφόσον οι όροι είναι αποδεκτοί και αυτό είναι προς το συμφέρον της επιχείρησής σας. Αυτό απαιτεί από πλευράς σας να «ζυγίσετε» τους πιθανούς κινδύνους και συνολικά τις ευκαιρίες και να δώσετε προσοχή σε όλα αυτά, ιδίως όσον αφορά την ασφάλεια και τις όποιες ευθύνες προκύπτουν ενδεχομένως.
Κερδίζοντας κάποια προσφορά σε διεθνές επίπεδο
Η Ελλάδα αποτελεί μια σχετικά μικρή αγορά. Πολλές επιχειρήσεις επιδιώκουν να επεκταθούν σε διεθνές επίπεδο. Οι προτάσεις και οι προσφορές είναι γενικά απαραίτητες στις διεθνείς συμβάσεις. Αυτό αποτελεί από μόνο του μια ιδιαίτερη περίπτωση, όμως, ως γενικούς κανόνες, όταν υποβάλλετε κάποια διεθνή προσφορά, σας προτείνουμε:
-
Συνεργαστείτε με κάποια επιχείρηση στη συγκεκριμένη περιοχή για να κάνετε την προσφορά σας, ιδίως όταν αυτό γίνεται στην Ευρώπη ή στην Ασία. Σε κάποιες άλλες χώρες, όπως για παράδειγμα στην Αυστραλία ή στη Σιγκαπούρη, μπορείτε να μη χρειαστείτε κάποια συνεργασία, όμως σε άλλες περιπτώσεις, όπως σε ορισμένους διαγωνισμούς στην ΕΕ, αυτή μπορεί να είναι απαραίτητη ή ιδιαίτερα χρήσιμη. Μπορείτε να συστήσετε κάποια εταιρεία στην εν λόγω χώρα ή να συνεργαστείτε με κάποια ντόπια επιχείρηση ώστε να υποβάλετε κάποια προσφορά από κοινού. Μπορούμε να πούμε πως αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε περιοχές όπου έχετε εξειδίκευση και εμπειρία.
-
Εστιάστε στα τοπικά πλεονεκτήματα – θα πρέπει να εστιάσετε στα τοπικά πλεονεκτήματα που θα προκύψουν εάν κερδίσετε κάποια σύμβαση. Ας πούμε, για παράδειγμα, πως είστε μια αεροπορική εταιρεία στην Ελλάδα, η οποία εξειδικεύεται στον τομέα της άμυνας. Υποβάλλετε την προσφορά σας για υπηρεσίες προς την Πολεμική Αεροπορία των ΗΠΑ. Εάν κερδίσετε τη σύμβαση, πώς αυτό θα σας οδηγήσει στην ανάπτυξη και στη δημιουργία θέσεων εργασίας στις ΗΠΑ και πώς τα μετέπειτα οικονομικά οφέλη θα έχουν θετική επίδραση στην οικονομία των ΗΠΑ; Εάν καταφέρετε να πείσετε τον πελάτη πως κάτι τέτοιο πρόκειται να συμβεί, μέσω τεχνογνωσίας και εκπαίδευσης, και εφόσον σκοπεύετε να προσλάβετε ντόπιο εργατικό δυναμικό εάν κερδίσετε και να ταξιδέψετε ενδεχομένως στις ΗΠΑ για την εκτέλεση της σύμβασης, αυτά μπορούν να ενισχύσουν σημαντικά τη θέση της προσφοράς σας.